R A P A T

Rapat merupakan kata yang sudah tidak asing pemimpin rapat dengar, dalam keluarga, tim kerja, perusahaan atau organisasi. Arti dari kata rapat : “pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu ; rapat ; majelis” Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi, rapat memiliki peranan yang sangat penting dalam upaya membangun sinergi dalam suatu organisasi, menentukan arah dan mencapai visi. Mengapa harus rapat ? Beberapa alasan kenapa rapat harus dilakukan di antaranya :
1. Sebagai sarana pertukaran informasi,
2. Untuk menjalankan peran dan fungsi dalam organisasi,
3. Untuk menyeragamkan informasi yang didapat oleh anggota organisasi,
4. Untuk menyatukan prespektif yang berbeda,
5. Sarana untuk melakukan brainstorming,
6. Untuk pemecahan masalah/kerjasama/koordinasi antar personal/ tim atau bidang
7. dan lainnya
Oleh karena itu, rapat harus dapat dikelola secara efektif sehingga rapat dapat berhasil. Komponen-komponen dalam penyelenggaran rapat, adalah :
1. Pemimpin rapat
2. Anggota rapat
3. Pembuat notulen rapat
4. Tujuan rapat
5. Agenda rapat yang jelas
6. Tata tertib rapat
7. Sarana dan prasarana rapat (tempat, waktu, undangan rapat)
8. Dan lainnya

SIFAT RAPAT
Sifat rapat terbagi menjadi 2 macam,yaitu :
1. Terbuka
yaitu rapat yang ditentukan terbuka untuk umum oleh pimpinan rapat, misalnya :
a. rapat paripurna/pleno.
b. rapat pembentukan tim formatur.
2. Tertutup
yaitu rapat yang ditentukan tertutup untuk untuk umum oleh pimpinan rapat, misalnya :
a. rapat komisi.
b. rapat formatur.

Model rapat
Ada beberapa bentuk / model perrapatan, antara lain yaitu:
1. Bentuk U / tapal kuda
Merupakan bentuk rapat yang paling efektif karena semua peserta rapat bisa benar-benar terfokus perhatiannya. Hal ini merupakan salah satu kelebihan dari bentuk rapat.
2. Bentuk lingkaran
Bentuk rapat seperti ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat dibedakan secara tegas antara pemimpin rapat, dan notulen dengan para peserta rapat.
3. Bentuk berbanjar
Kelemahan dari bentuk perrapatan seperti ini yaitu peserta yang duduk di belakang kemungkinan besar tidak fokus terhadap forum tersebut.
4. Bentuk komisi
Untuk bentuk perrapatan seperti ini, memiliki kelemahan pula, yaitu jarak antar komisi yang berdekatan akan menyebabkan kurangnya konsentrasi / bahkan tidak adanya konsetrasi dari pemimpin rapat maupun pesertanya.

Kemampuan dari seorang pemimpin rapat dapat dilihat dari kemampuan seorang pemimpin dalam memimpin suatu rapat (meeting). Kemampuan ini dapat pemimpin rapat pelajari. Hal yang cukup menentukan adalah faktor pengalaman pemimpin, pengalaman berdiskusi, pengalaman berorganisasi atau berkarya, yang mencakup kemampuan teori dan pengetahuannya. Jika pemimpin rapat kurang mampu mengendalikan rapat, maka hal-hal sebagai berikut dapat terjadi :
• Waktu rapat akan molor tanpa batas,
• Siapa yang berbicara kuat akan menguasai rapat,
• Pembicaraan tidak focus,
• Tujuan rapat tidak tercapai
• Rapat hanya menjadi ajang menyerang lawan atau mempertahankan pendapat.
• Dan lainya
Jika terjadi situasi seperti di atas, dipastikan hasil rapat tidak akan maksimal. Tidak ada menemukan solusi, implementasi lemah, persepsi yang berbeda di antara peserta rapat, bahkan akan muncul perseteruan pribadi.
Bagaimana cara seorang pemimpin rapat agar mampu berkomunikasi dalam memimpin suatu rapat ? Diperlukan persiapan yang matang sebelum rapat diselenggarakan, persipan meliputi :

1. Tahap Persiapan
Sebelum memimpin rapat, sebagai seorang pemimpin rapat harus melakukan persiapan terlebih dahulu. Pada tahap ini pemimpin rapat harus dapat menentukan beberapa hal, di antaranya : Kapan dan dimana rapat akan dilakukan, Jadwal dan agenda atau tujuan rapat yang sederhana dan jelas, Mengirimkan pemberitahuan kepada seluruh perserta rapat dan memastikan yang diundang rapat menerima pemberitahuan sebelumnya, Mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan dengan baik, Memastikan bahwa para peserta rapat menyiapkan data atau informasi yang relevan dengan agenda rapat.

2. Tahap Menjalan Rapat
Kemampuan seorang pemimpin rapat dapat dinilai dalam mengendalikan sebuah rapat. Kemampuan itu akan terlihat dari kemampuan seorang pemimpin rapat dalam hal : Kemampuan mendengar dengan aktif, Mengetahui persoalan dengan rinci, Memandu jalannya diskusi, Memotong diskusi yang tidak relevan, Mampu menerima kritik , Memantau waktu Rapat, Menyimpulkan hasil rapat dengan sederhana dan mudah dimengerti, Membuat riasalah rapat; dikerjakan oleh sekretaris atau seorang peserta rapat dalam format yang sederhana

3. Tahap Setelah Rapat
Biasanya peserta rapat tidak menyimak seluruh pokok-pokok yang dibicarakan dalam rapat Pekerjaan pemimpin rapat sebagai pemimpin adalah menyampaikan hasil hasil rapat dan menjamin pelaksanaan hasil rapat. Pekerjaan ini merupakan pekerjaan yang tidak mudah dan melelahkan serta membutuhkan komitmen, konsistensi, dan konsekwen.
Untuk menghindari hal hal di atas, sebaiknya pemimpin rapat melakukan hal hal berikut :
3.1.Membagikan hasil rapat (notulen) secara tertulis,
3.2.Membuat rencana tindakan (action plan) yang dituangkan dalam lembar kerja (work sheet) yang terdiri atas : pekerjaan/aktivitas yang disepakati, oleh siapa, jadwalnya dan status dari kegiatan tersebut (who, to do what, when, and the status),
3.3.Mengevaluasi semua aktivitas beserta pelaksanaan dari hasil rapat.
3.4.Hasil evaluasi ditindaklanjti pada rapat berikutnya.
Kemampuan semua ini akan menentukan kredibilitas seorang pemimpin rapat yang dinilai baik oleh atasan, sesame (peers) dan bawahan. Salah satu faktor keberhasilan rapat adalah jika para peserta mempunyai kemampuan dan paradigma bahasa berfikir (language of thinking). Language of thinking ini dibuat oleh Edward de Bono terutama dalam teori yang dia kembangkan seperti six thinking dan parallel thinking.
Konsep dasar pemikiran teori ini meliputi pengumpulan semua informasi yang relevan dengan agenda, berpikir kritis dan siap menerima kritik, melihat dan mencari peluang, mencari ide baru atau inovasi, menggunakan intuisi serta mengambil keputusan yang tepat, dan merangkum semua pendapat dalam suatu implementasi. Jika pemimpin rapat dapat menguasai teori tersebut, waktu rapat dapat terselenggara sangat singkat.
Sepuluh rumus untuk melaksanakan rapat dengan sukses adalah :
1. Adakan rapat hanya kalau memang dibutuhkan
2. Rencanakan suatu rapat dengan baik
3. Beritahu agenda kepada semua peserta rapat
4. Waktu dan jadwal rapat
5. Kendalikan dan kuasai rapat tersebut
6. Undanglah yang paling berkompetensi
7. Catat semua rekomendasi serta tugas kepada anggota
8. Berikan kesimpulan rapat secara tuntas dan tegas
9. Buatlah keputusan rapat untuk diimplementasikan
10. Evaluasi hasil rapat serta implementasinya secara objektif
Salah satu ukuran kredibilitas dan kemampuan sebagai seorang pemimpin rapat adalah kemampuan pemimpin rapat untuk merencanakan, menjalankan rapat, dan hasil implementasi rapat itu sendiri. Pada umumnya, kelemahan seorang pemimpin adalah kurang mempunyai komitmen melaksanakan keputusan rapat secara nyata. Akibatnya beban pekerjaan pemimpin menjadi semakin menumpuk karena banyak keputusan, pemecahan masalah, pengembangan, atau pencarian kesempatan selalu tertunda.


Tidak ada komentar: